Üldised põhimõtted
Harku Vallavolikogu Kantselei (edaspidi Kantselei) on valla ametiasutus, mille tegevus on avalik. Kantselei põhiülesandeks on Harku Vallavolikogu asjaajamise ja majandusliku teenindamise korraldamine ning komisjonide ja fraktsioonide töö tagamine.
Kantselei kogub teavet seadusega asutusele pandud ülesannete täitmiseks.
Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist käesolevad selgitused ei puuduta. Need ei hõlma ka isikuandmete töötlemist teistel veebilehtedel, millele Harku valla veebilehel viidatakse (välislingid).
Kuidas ja milliseid andmeid me töötleme?
Töötleme isikuandmeid vaid meil lasuvate ülesannete täitmiseks ning seadusega lubatud ulatuses. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusest (EL) 2016/679 (isikuandmete kaitse üldmäärus), isikuandmete kaitse seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.
Isikuandmeid me automaatselt ei töötle.
Püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks, sh on kantselei eesmärgiks hoida ära isikuandmete volitamata töötlemist, tagada vajaduspõhine juurdepääs andmetele ning takistada andmete lubamatut avalikustamist.
Eraisikute puhul on isikuandmete töötlemise aluseks üldjuhul isiku enda algatus meile selgitustaotluse, märgukirja, teabenõude saatmisel või muu pöördumise korral. Kui meile saadetud pöördumisele vastamine on teise asutuse (sh Harku Vallavalitsuse) pädevuses, siis edastame pöördumise sinna. Edastamisest teavitame ka pöördujat.
Ametiasutusele kohaldub avaliku teabe seadus, mistõttu kuuluvad meile saabunud ja meie poolt koostatud dokumendid registreerimisele dokumendiregistris. Dokumentidega saab tutvuda dokumendiregistri kaudu või teabenõude esitamisega. Eraisikute andmeid me ei avalikusta, need on nähtavad meie dokumendiregistri sisevaates.
Kirja saatjale vastamiseks, isikule haldusakti edastamiseks ning haldusmenetluses täiendava teabe saamiseks kasutame isikuandmeid (kontaktandmed), mida menetlusosaline on eelkõige ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.
Juhul, kui puuduvad andmed menetlusosalise aadressi või e-posti aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada või kui isik ei kinnita elektrooniliselt edastatud dokumendi kättesaamist ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada, võime dokumendi resolutiivosa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema, avaldada kas ajalehes või ametlikus väljaandes Ametlikud Teadaanded. Ametlikes teadaannetes avaldame isikuandmeid sisaldavaid teateid ka muudel seaduses sätestatud juhtudel.
Volikogu ja komisjonide liikmete isikuandmeid (eelkõige nimi, isikukood, e-posti-aadress ja telefoninumber) töötleme üksnes meile pandud kohustuste täitmiseks.
Elanike informeerimise ja Harku Vallavolikogu tegevuse avalikkuse tagamise eesmärgil kasutame volikogu istungite ülekandmist (videosalvestust) YOUTUBE keskkonna kaudu. Vallavolikogu istungil osalejad jäädvustatakse kaamera vaatevälja jäädes videosalvestusele ning mikrofoni kasutades salvestatakse ka sõnavõtud. YOUTUBEst on võimalik vaadata Vallavolikogu istungite otseülekandeid ja eelnevaid salvestusi.
Meie Youtube kanali kasutamisel on sellised seadistused:
- konto Harku vald kanal on kõigile nähtav,
- kontot saab tellida,
- igaüks võib kontol videode all kommentaari avaldada,
- igaüks saab videosid märkida meeldivaks ja neid edasi jagada,
- meie töökeeleks on eesti keel,
- kontot külastades kogub Teie kohta andmed meie jaoks kolmas osapool ning nende üle meil kontroll puudub,
- statistika külastatavuse kohta saame isikustamata kujul.
Vallavolikogu Kantselei telefonile helistamisel töötleme helistaja isikuandmeid üksnes helistaja poolt avaldatud ulatuses info andmise eesmärgil. Telefonikõnesid ei salvestata.
Harku valla veebilehe külastajate andmeid töötleme isikustamata kujul külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal lehte arendada ja külastajatele mugavamaks muuta.
Harku Vallavolikogu Kantselei ei kasuta jälgimisseadmeid, kuid ametiasutus asub Harku Vallavalitsusega ühes hoones (Tilgu tee 53, Meriküla, Harku vald) ning Harku Vallavalitsus kasutab ametiasutuse hoone ja vara kaitseks videovalvesüsteemi. Kaamerate kasutamise ja nende abil kogutud andmete vastutavaks töötlejaks on Harku Vallavalitsus. Detailsemalt saab sellest lugeda Harku Vallavalitsuse andmekaitsetingimustest.
Isikuandmete säilitamine
Säilitame Teie andmeid, kas:
- dokumendi seadusest tuleneva säilitustähtaja möödumiseni või
- nii kaua, kui seda on vaja seadusest tuleneva ülesande täitmiseks või
- seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni.
Säilitustähtajad tulenevad õigusaktidest ja tööalasest vajadusest teabe kasutamiseks, tähtaja möödudes üldjuhul dokumendid hävitatakse. Näiteks kirjavahetuse toimikuid säilitame 5 aastat, tööle kandideerimise dokumente kuni konkursi võitnud isiku ametikohale asumiseni või õigusvaidluste lahendamise korral kuni nõude aegumiseni (1 aasta).
Arhiiviväärtuslikud andmed (sellisteks andmeteks on lisaks volikogu õigusaktidele ja istungi, eestseisuse ja komisjonide protokollidele ka istungi ja koosoleku salvestus) anname säilitamiseks üle avalikku arhiivi ning lõpetame üleantud andmete töötlemise.
Teie õigused seoses andmete töötlemisega
Õigus tutvuda enda andmetega
Teil on õigus küsida kinnitust enda andmete töötlemise kohta ja tutvuda andmetega, mida me Teie kohta oleme kogunud. Selleks soovitame Teil esitada (digi)allkirjastatud taotlus, millele vastame esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem, kui ühe kuu jooksul. Teie kohta käivad andmed väljastame vastavalt Teie soovile kas paberil või elektrooniliselt.
Juhul kui oleme Teie kohta andmeid kogunud, siis on Teil õigus saada teada, mis on nende kogumise eesmärk, kellele on Teie isikuandmeid avalikustatud või avalikustatakse, kui kaua andmeid säilitatakse ning juhul, kui andmeid ei ole kogutud Teilt endalt, siis teave nende allika kohta.
Õigus nõuda isikuandmete parandamist, kustutamist, töötlemise piiramist ning esitada vastuväiteid
Kui avastate, et meie käes olev Teie kohta käiv teave on ebaõige või vajab täiendamist, siis esitage (digi)allkirjastatud ja põhjendatud taotlus ebaõigete andmete parandamiseks või täiendamiseks.
Teil õigus nõuda ka isikuandmete töötlemise piiramist (näiteks ajaks, kui olete vaidlustanud andmete õigsuse), lõpetamist või kustutamist siis, kui andmete töötlemiseks ei ole enam seaduslikku alust. Selleks esitage põhjendatud ja (digi)allkirjastatud taotlus.
Kustutamisnõude rahuldamine või töötlemise piiramise rakendamine sõltub faktilistest asjaoludest, kui me teie nõuet ei rahulda saadame teile sellekohase põhjenduse ühe kuu jooksul.
Teil on õigus esitada oma andmete töötlemisele vastuväiteid. Selleks esitage põhjendatud ja (digi)allkirjastatud taotlus.
Samuti on Teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole.
Kõigis küsimustes, mis on seotud Teie isikuandmete töötlemisega Harku Vallavolikogu Kantseleis, saate vastuse meie andmekaitsespetsialistilt, Harku Vallavolikogu Kantselei juhatajalt ive.eevel@harku.ee, telefon 5301 4570.
Isikuandmete töötlemisega seotud rikkumised
Kui Harku Vallavolikogu Kantseleis toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis vormistame selle kohta nõutud dokumendid ning teavitame Andmekaitse Inspektsiooni. Kindlasti võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lõpetada.
Kui rikkumise tulemusena tekib isiku õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka isikut ennast. Teavituse eesmärk on võimaldada isikul võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.